【終極寶典】 如何快速寫電郵 ？教你如何5分鐘寫完電郵！

前言

隨著電郵慢慢取代了實體信件，我們用電郵的頻率越來越大了。在工作中，我們都被淹沒在電子郵件中，如果你在每個回复上花費15分鐘，任何生產力系統都無法拯救你。沒有收件箱零，沒有批處理，沒有關閉通知。這樣的話你不算是個高效率的工作者。那樣如何才算是有效率的寫電郵呢？對我而言就是要快而且還要有專業，缺一不可這兩個。假如你還不知道電郵格式的話可以去上網找些樣本。我就在網上學到了這一套寫電郵系統，我寫一封工作郵件的時間從不超過5分鐘。當我管理其他人時，我也要求他們遵守這一規則。理想情況下，每封郵件需要30秒的時間，那麼，即使你每天寫100封郵件，也不過是你一天中的一個小時，但5分鐘是最多的。那麼你想知道是如何辦到 如何快速寫電郵 就要專心的看完今天的乾貨文章!

別花時間在寫電郵！教你如何5分鐘 快速寫電郵！

我把這個規則稱為【五分鐘寫電郵】，這是我做工作郵件的方法。我也認為你應該這樣做，所以在這裡我將給你一些建議，如何實現它。

快 狠 準

你可能認為我在這裡聽起來像個混蛋，但是在我的電子郵件中，我並沒有表現得像個混蛋，儘管我花在上面的時間很少。這與BuzzFeed的Katie Notopoulos所說的 “老闆郵件 “形成了明顯的對比。它的定義是幾乎立即，但很短的回复。經典的兩個字的電子郵件。對於下屬來說，它可能是難以捉摸的。這是一個憤怒的 “謝謝 “還是一個感激的 “謝謝”？請向我匯報 “是否意味著對你不耐煩？老闆的電子郵件可能相當於從Facebook中得到一個 “K “的短信回复的工作場所。

但是，快速而簡潔的寫作並不一定要表現得冷漠或難以捉摸。寫 “嘿，這裡有什麼更新嗎？謝謝！”和寫 “我們現在在哪裡？”一樣長。即使擺脫了潛在的虛偽的 “謝謝！”也比後一種方案感覺平易近人一千倍。

解剖五分鐘寫電郵秘密

如何辦到 【五分鐘寫電郵】? 你可以把五分鐘變成三分鐘，一分鐘或30秒。只要對你所處的角色最有意義即可。例如，如果你經常與需要獨特反饋的承包商溝通，你可能需要這5分鐘。如果你主要是與你的同事溝通，可能應該是30秒或更少。來看看我從中學到的一些“秘密”來讓我能一直做到這個習慣。

為自己計時

這個很簡單。設置一個定時器。不需要什麼花哨的東西，只要把你的手機定時器調到5分鐘，當時間到了，你就完成了。無論你還有多少郵件要寫，你都需要把它結束。我建議有一個預設的最後一句話，以防你沒時間了。你會知道你需要更好地快速進入主題，這將縮短你的寫作時間。記住，人們沒有時間閱讀郵件，就像你沒有時間寫郵件一樣。所以，無論你發什麼郵件，都要直接進入主題。

創建預製回复

花一天時間創建預製回复，為你經常發送的信息創建電子郵件模板。這個真的可以省下很多時間，因為你只需要做一次就能一直用。有幾種方法可以做到這一點。使用text expander這種應用程序可以讀取你在電腦上任何地方輸入的內容，並自動將文本片段替換為完整的句子和段落。例如，你可以設置它，使你每次鍵入thx時，它自動將其改為Thanks for reaching out! 在更強大的使用中，你可以為特定的電子郵件模板輸入關鍵詞，整個電子郵件就會出現。

使用字數統計工具

我們不能再用小學寫作文越長越好的標準，寫一封郵件所花的時間並不總是與你最後的字數相符。有時，你為一封郵件費盡心思，因為你想確定你使用的語氣是準確的，而一封六句話的郵件需要你花15分鐘來寫。但是，通常這些類型的電子郵件就有點麻煩了。如果你的問題是你的郵件太長了，養成使用字數統計工具的習慣，讓自己停下來。 Outlook提供了一個一鍵式的方法，但你需要使用像Word Counter Plus這樣的Chrome擴展來獲得Gmail內的功能。

拋棄電子郵件鏈(Ditch the email chain)

如果你認為寫郵件的時間超過5分鐘，你的郵件可能就不是郵件。它可能是以電子郵件形式發送的備忘錄或以 “你好 “開頭的說服性文章。如果你要為一個會議列出你所有的空閒時間，請使用一個日曆應用程序。如果你在協調一個項目或更新人們的進度，使用一個項目管理應用程序。如果你要發送一個問題清單，把它變成一個會議預讀，並安排一個相關的會議，這樣你就不會在不知不覺中創造一個厄運的電子郵件鏈。

我花了很多時間給人提供反饋。我在Google Docs中進行，在那裡我可以對特定的句子、段落或章節留下具體的評論。當我完成後，我會寫一封30秒的電子郵件，讓他們知道我已經審查了他們的工作，並在文檔中留下評論。這樣他們更容易解析我的反饋意見，也為我節省了大量時間。 (我甚至可以在我的項目管理應用程序中改變編輯狀態時自動發送電子郵件）。

結語

其實電郵不外乎就是要讓快速理解整個事件所以絕對別說太多無關緊要的事情。其實寫好一個電郵很簡單，只要習慣了這個方式一定可以讓你很快的完成電郵，不妨打開你的電郵信箱看看什麼樣的郵件時你會有興趣讀的而且你會馬上理解裡面的內容來參考看看，這樣你就會有所了解。那麼你寫電郵有沒有什麼習慣呢？歡迎來和我一起討論一起學習！