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前言
年底了大家是否都在忙著clear leave（清假期）？不是全部公司能carry forward假期去到明年，一些可以carry一年，一些是限制天數，一些是可以換成現金。有沒有想過為什麼年底了就要忙著clear leave？明明一年52個星期為什麼不要分配使用卻要在年底一次過用，當然也要排除疫情的關係不可以去旅行所以就剩下很多假期。
帶薪假期對雇主和僱員的好處是有目共睹的，但即使你的雇主有慷慨的休假政策，要利用它也不一定容易，因為有時你多請個兩三天就要被各種理由拒絕，搞得拿假期很壓力！很多人都會感同身受把！原因就在無論你是計劃延長還是只休一個星期的假期，你可能會因為讓你的同事來接替你而感到內疚。你可能會對你回來後要補上的所有事情感到緊張。或者，對於長時間的缺席，你可能會擔心你的職業發展會在你離開時停滯不前。
但是，有了正確的準備，你可以對你不在時事情的進展感到自信，並確保回來後的過渡是順利的。其實只要先準備好或者先通知好就應該都是可以申請的到，不要最後一天才說我要請假，有了工作附帶責任的我們是不能說走就走的，你通常會提前知道你什麼時候離開，以及離開多長時間。你可以讓你的上司、同事和臨時替代者（如果你有的話）為你的缺席做好準備，這樣你回來時就不會有一堆未完成的項目或憤怒的客戶，或者在度假屋接到驚慌失措的電話。這裡有七件你在拿假期前應該做的事情，它們將使你，你的同事和你的公司整體受益，也能避免在你度假時候手機工作信息打擾你的心情。
為什麼申請假期的時候很壓力？因為你沒做好這些！
創建一個共享的日曆
繪製出你的大項目或正在進行的項目，看看哪些成果將在你外出時到期。然後，列出經常性的任務及其頻率，如每月的客戶電話或每週的進度報告。利用這些信息，在你的日曆應用程序中創建一個新的日曆，然後與你團隊中的每個人分享。 (或者，如果你覺得舒服，你可以分享你現有的日曆，只要它不是太雜亂。)例如，你可以創建一個名為”[你的名字]休假任務 “的日曆。如果你使用谷歌日曆，任何在日曆上共享的人都可以查看，然後你可以邀請關鍵人物參加特定的活動，這樣他們就能得到提醒。通過創建一個共享的日曆，並確保通知的設置，你將確保沒有任何事情從縫隙中溜走，無論是一個大項目還是每月的重複性任務。
記錄你的流程
如果你使用專門的工具，無論是用於項目管理、客戶關係管理，還是任何介於兩者之間的工具，不要假設其他人都知道如何使用它們。產品知識庫對新用戶來說可能是0，特別是如果他們只是想處理一個快速任務。如果你能提供培訓，並使用屏幕記錄軟件來記錄最常執行的任務的演練視頻。當然，你不需要錄製自己發送電子郵件的過程，你可以假設每個人都能處理這個問題。但是，你可以記錄自己訪問和更新你的項目管理應用程序。當你登錄應用程序，創建一個新的任務，更新一個現有的任務，等等，記錄你的屏幕。任何你發現自己經常做的事情都應該被記錄下來。 在你的分析工具中為任何你認為你的同事會想要輕鬆訪問的數據創建預存報告，確保你的應用程序中的信息是有組織的。給你的任務和文件起一個可搜索的、信息豐富的名字；創建文件夾來分組相關的項目；並刪除（或至少移動）任何在你離開時不相關的東西。
過渡客戶和其他聯繫人
如果你直接與你的組織以外的人合作，無論是自由職業者、客戶、供應商，還是其他任何人，你要確保你的同事（替你工作的人）和外部聯繫人相互認識。對於你的聯繫人，一定要向他們發送一封電子郵件，向他們介紹將接替你的人。包括你打算不在辦公室的日期，這樣他們在收到你的不在辦公室的自動回复時就不會感到驚訝，並儘量提早發送這些電子郵件，以便你的聯繫人在你離開之前有足夠的時間提出任何澄清的問題。對於你的同事，留下每個聯繫人的備註（如果你使用CRM，你可以把備註放在CRM中，或者創建一個電子表格來記錄這些信息）。包括說明他們何時可能需要與該聯繫人聯繫，他們喜歡的溝通方式，以及任何其他可能對駕馭外部關係有用的信息。
分配你的工作量和文件所有權
無論你準備了多少東西，如果回到辦公室的人不掌握你為他們準備的所有東西的所有權，那也沒有用。首先，你需要與每一個將代替你工作的人單獨談話。然後，為了幫助確保問責制，創建一個公共文件，分享誰擁有什麼。我們建議創建一個電子表格，以下是你需要包括的內容。
舉個例子來示範：
A欄列出任務或項目。給每項任務起一個簡短但具有描述性的名字（例如，”供應商溝通”），以使該列表可被掃描。
B欄列出負責的人。一旦你完成了電子表格的創建，你可以用這一欄來排序，這樣每個人都可以很容易地看到他們負責的內容。
C欄列出責任人的聯繫信息。把主人的電子郵件地址或Slack手柄放在這裡。特別是如果你在一個較大的組織工作，這將是很重要的。
D欄鏈接到相關文件。在這裡鏈接到任何流程文件，或者直接鏈接到你的項目管理工具中的任務，如果相關的話。為了避免有很多不同的鏈接，你可以在主要文件中包括任何其他相關的鏈接。
E欄是用於註釋。其他相關的東西都可以放在這裡，但盡量保持簡短。人們需要訪問的大部分內容應該在該任務或項目的主要文件中。
一定要與你的組織中的每個人分享這個電子表格，這樣，當時間到了，每個人都可以與正確的人聯繫。
管理你的收件箱
為了避免你回來工作時需要清理好幾天，在你離開之前花幾分鐘時間管理你的收件箱。取消訂閱新聞簡報（因為當你回來時，它們已經無關緊要了），或者將它們過濾到一個特定的文件夾中，這樣它們就不會掩蓋其他更重要的信息。考慮為來自重要聯繫人的電子郵件創建過濾器；這樣一來，你就可以更容易地回頭查看你從他們那裡錯過的內容。即使有人代替你，你也要聯繫他們，讓他們知道你已經有機會審查所有的信件。
寫一條暫時離開崗位信息，概述你將離開多長時間，以及在你不在時向誰尋求幫助。如果你使用的是Gmail，我們建議根據發郵件的人定制你的停職信息。這樣，如果有人從你的組織內部發來電子郵件，你可以鏈接到所有權文件，這樣每個人都知道在你外出時應該聯繫誰。或者你可以為不同的群體（客戶、供應商等等）創建特殊的回复。
制定一個溝通計劃
決定在你缺席期間你想如何與人溝通。這對每個人來說都是不同的，所以重要的是，你的主管和同事知道你的計劃。你要讓他們知道你打算如何回應，如果有的話，以及什麼是緊急情況或需要聯繫的理由。我建議你把你的計劃正式寫下來，並與你組織中的相關人員分享。以下是幾個例子，但請記住，每個人的溝通計劃都會有所不同，這取決於他們的角色和個人喜好。
你可以這麼說：
我相信在我不在的時候，你們都能處理好所有的事情! 如果有任何問題，我很樂意在我回來時解決，但除此之外，在我不在時，不要計劃聽到我的消息。我不會查看電子郵件或接聽工作電話。
我相信在我不在的時候，你們都能照顧好一切！我相信你們都能照顧好一切。如果有任何緊急情況，請讓[人名]用短信聯繫我，讓我知道到底發生了什麼，以便我盡可能有效地處理。一個緊急情況的例子是[X客戶]要求終止合同。
我相信在我不在的時候，你們都能處理好一切！我相信你們都能處理好一切。我會每隔一天查看我的電子郵件，所以我會了解情況的。如果你有什麼具體的事情想讓我處理（而不僅僅是閱讀），請給我發一封單獨的電子郵件，標題為 “請回复。[主題]”。
如果有什麼特別緊急的事情，請隨時給我打電話[電話號碼]。如果我不接，請給我留言，讓我知道發生了什麼事，我會在24小時內給你回電話。期待在[返回日期]與你聯繫!
一旦你設定了界限，一定要堅持下去，以避免向你的同事發送混合信息。即使是一個無賴的回應，也會引發過度溝通的漩渦。
結語
那麼最後一個你要做好什麼準備？
準備好回來
現在就為你的重新入職做好計劃，否則你將不得不用你寶貴的休假時間來考慮這個問題。這是另一個對每個人來說都不同的地方，但這裡有幾件事需要考慮。在你的日曆上劃出時間，作為你回來後某個時間段的忙碌。如果你出去了一個星期，給自己回到辦公室的頭四個小時。如果你已經離開了三個月，至少要封鎖幾天時間。利用這段被封鎖的時間來重新定位，補上你錯過的東西。 (你甚至可能想延長你的辦公室外的反應，這樣你就有時間在潛入新業務之前得到你的定位）。
所有這些準備是順利離開工作的關鍵。但同樣重要的是：你的心態。你不需要為請假而道歉。相反，讓你的同事盡可能輕鬆地離開，並確保在你回來時感謝他們。當然，在將來也要回報他們，就在他們也需要申請長假的時候做好準備。只要能跨過自己的那關，肯定可以毫無壓力的申請你的假期以及好好的享受！
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